Tipps & Tricks aus der Praxis

Projekte verzögern sich, Konventionalstrafen drohen, Stimmung sinkt, Druck steigt.

Ursachen, sofern sie Lösungsrelevant sind, herausarbeiten. Handlungsoptionen und Alternativen bestimmen. Das gesamte „Projektsystem" mit einbeziehen. Nachverhandeln mit dem AG. Fachliche Möglichkeiten und persönliche Beziehungen zum AG bestimmen das Vorgehensmodell. Ziele nachjustieren. Kommunikation im Team und Verantwortlichkeiten überprüfen. Ziele überprüfen und neu setzen

Moderation/Workshop zur Ursachen- und Lösungsfindung.

Ggf. Mediation des Teams und Konflikt-Coaching.

Verhandlungsvorbereitung, Begleitung nach Bedarf und Wahl.

Risiko und Kosten werden neu kalibriert, das Vorgehensmodell bestimmt, die Perspektiven neu gesetzt.

Kosten ufern aus.

Fertigstellung ist gefährdet

Bestimmen und Beseitigen der Ursachen, soweit möglich. Verändern der Rahmenbedingungen. Je nach Ursache sind z.B. Veränderungen in den Prozessen, in den Methoden oder in der Zusammensetzung des Teams notwendig. Fragen können sein: Waren die Anforderungen realistisch, wie sah die Risikoanalyse aus und was können wir jetzt tun? Wie wirkt sich die Motivation jedes einzelnen Teammitglieds aus? Wie reagiert der AG?

Anforderungs-, Projekt- und Prozessanalyse. Moderation von Workshops.

Coaching von Projektleiter und Team sowie den Teammitgliedern.

Ziel- und Veränderungs-Coaching

Ursachen sind analysiert und Handlungs-Optionen bestimmt.

Zeiten wurden nicht richtig berechnetet, konnten nur geschätzt werden oder werden nicht eingehalten.

Gerade bei langen Projekten ergeben sich oft Änderungen in den Anforderung. Abgleich der alten und neuen Anforderungen. Ggf Anforderungen in Absprache rausschmeißen oder lösungsorientiert verändern. Bestimmen des Projekttyps. Bestimmen des Lösungsvermögens und der Ursache der Verzögerung. Einführung von Veränderungen im Dialog mit dem AG.

Anforderungs-, Projekt- und Prozessanalyse. Moderation von Workshops.

Coaching von PL und Team.

Ziel- und Veränderungs-Coaching

Verhandlungs-Training

Ursachen sind analysiert und neue Ziele und Handlungs-Optionen bestimmt.

Anforderungen verändern sich aus fachlichen Gründen oder durch den AG

Handelt es sich um einen stringenten oder iterativen Projekttyp? Wurde Anfangs eine Risikoabschätzung gemeinsam mit dem AG gemacht? Beziehen Sie den AG mehr als Ursache in diese Änderungen mit ein. Achten Sie bei der vertraglichen Gestaltung auf variable Positionen. Verbessern Sie die Kommunikation im Team und zum AG um Missverständnisse zu reduzieren du um rechtzeitig wichtige Themen zu klären.

Prozessmoderation zu Einführung des passenden Projekttypus.

Coaching von Projektleiter , Team. Training/Coaching der passenden Kundenkommunikation.

Kommunikationstraining um Kontakt im Team und zum AG zu vertiefen.

Mehr Ausgewogenheit im Vorgehen und Balancieren der Risiken auf AG und Auftragnehmer.

Verbesserte Kommunikation lässt neue Probleme schnell lösen

Projekte müssen schnell und zielgerichtet aufgesetzt werden

Ein Projekt-Rahmen hilft ein Projekt schnell aufzusetzen. Zu einem Projekt Rahmen gehören auch die PM-Tools und Methoden. Projekte sind oft unterschiedlich und jeder Rahmen braucht die richtigen Werkzeuge und umgekehrt. Rahmenbedingungen ändern sich, Anforderungen und Inhalte aktualisieren sich oder werden neuen Erkenntnissen und Fähigkeiten angepasst werden, Teammitglieder sollten zur Aufgabe, zueinander und zu der Art der Zusammenarbeit passen. Projektleiter müssen sich neu orientieren und Auftraggeber haben unterschiedliches Verständnis über die Abwicklung und ihre eigene Rolle. Ein grundlegender Rahmen hilft bei der Orientierung und beim Aufbau des Projektes. Projektmanagement Erfahrung hilft den richtigen Rahmen zu wählen und anzuwenden.

Coaching des Projektleiters zu passenden Methoden, Tools, Vorgehen, Teamzusammensetzung, Führung und Kommunikation.

Workshops zur Teambildung

Die wichtige Anfangsphase wird schneller und zielgerichteter durchgeführt. AG, Rahmen, Team und Aufgaben passen zueinander.

Die Abstimmung mit dem Auftraggeber soll verbessert werden

Manchmal starten Projekte und der AG hört erst gegen Ende wieder etwas von „seinem Auftrag". Bei anderen Projekten ist beim AG niemand wirklich verantwortlich und wichtige Anfragen verlaufen im Sand. Der AG sollte immer als ein Teil des Projektes und des Projektverlaufes gesehen werden und es muss klare Vereinbarungen über Projektablauf; Projektkoordination und die Verantwortlichkeiten geben.

Workshop zur Analyse der Methoden und erarbeiten neuer Vorgehensmodelle

Kommunikationstraining für das Team und -coaching für den Projektleiter.

Nach anfänglichen Startschwierigkeiten wird aus einem Abnehmer ein Beteiligter. Das Projekt bekommt eine neue Dynamik.

Klare Vorstellung von Qualitäten und Zeiten erhalten

Einfach mal anfangen und dann schauen wie es wird kann durchaus funktionieren, wenn Sie ein Team haben, dass über ein hohes Maß an Erfahrung verfügt. Doch wenn Sie ein solches Team haben, gibt es nur wenige unklare Positionen, die in das Projekt mit aufgenommen werden. Und wenn sie mit aufgenommen werde, ist das Risiko benannt und bewertet. Machen Sie in jedem Fall eine Analyse, was schiefgehen kann. Diese Betrachtung wird Ihnen auch bei den Positiv-Aspekten entgegenkommen.

Projekt- und Risikoanalyse Workshop

Leiten von Planungs- oder Abstimmungs-Workshops

Risiko ist neu bewertet. Handlungsoptionen und Ziele können bestimmt und vereinbart werden.

Führungsverhalten des Projektleiters verbessern

Was ist eigentlich Führung? Manche Projektleiter kommen zu dieser Aufgabe, weil sie exzellente Sachbearbeiter sind. Andere Projektleiter sind neuen Situationen ausgesetzt, die ein hohes Maß an sozialer Kompetenz bedürfen, weil auf einmal viele Menschen statt Prozesse abgestimmt werden müssen. Menschen machen Prozesse. Prozesse beeinflussen das Miteinander der Menschen. Schicken Sie Ihre Projektleiter auf Führungsseminare und geben Sie Ihnen erfahrene Mentoren an die Seite. Gute Führungskräfte verfügen über einen hohen Selbsterfahrungsanteil, denn dieser macht die soziale Intelligenz aus.

Coaching des Projektleiters zu Führung und Kommunikation verbunden mit relevanten Trainingsintervallen.

Coaching des Projektleiters zur Reflektion seiner Person und Methoden.

Coaching/Mentoring on Job um schnellen Start zu gewähren

Jede Steigerung der Führungsqualität hat signifikante Auswirkung auf das Projektteam, die Kommunikation mit dem AG und damit auf den Projekterfolg.

Verbessern des Anforderungsmanagements

Wenn Anforderungen unklar definiert oder vereinbart sind, entsteht ein Risiko. Dieses Risiko ist manchmal unvermeidlich, aber es muss benannt und bewertet sein. Anforderungen sind entweder unklar, weil man für eine Fragestellung noch keine Lösung hat oder das Problem nicht verstanden wurde, oder wenn das Problem übersehen worden ist. Manchmal ist es auch notwendig darüber hinwegzusehen, z.B. um den Auftrag zu bekommen oder weil man weiß, dass zum Schluss die Option doch nicht benötigt wird. Definieren Sie, wie Anforderungen erfasst, bewertet, diskutiert und vereinbart werden.

Workshop und Prozessmoderation. Der Coach achtet darauf, dass alle Fragen beantwortet werden und dass das Risiko benannt ist.

Training zur Einführung eines Anforderungsmanagements

Je klarer die Anforderungen, um so sicherer ist der Projektverlauf.

Agile / Iterative Methoden sollen einführt werden.

Projektabläufe haben auch etwas mit Gewohnheiten zu tun. Agile Methoden helfen besser mit wechselnden und wachsenden Projektanforderungen umzugehen. Jedoch stellen agile/iterative Methoden andere Anforderungen an das gesamte Team und den Auftraggeber. Der Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand ist größer, die Angebotskalkulation schwieriger und jeder Projektteilnehmer ist einer hohen Verantwortung „ausgesetzt". Auch sollte vermieden werden, agile Methoden aus Gründen der Bequemlichkeit einzuführen..

Workshop zur Einführung agiler Methoden „nach Bedarf"

Coaching von Projektleiter und Team zu Kommunikation und Selbstverantwortung.

Verhandlungstraining und Gestalten von Vorgehensmodellen für agile Projekte

Klares Selbstverständnis und Übereinkunft in Nutzung und Anwendung agiler Methoden.

In kritischen Situationen nehmen die Streitigkeiten im Team zu

Stress erzeugt Angst. Angst schränkt das Sichtfeld und das kreative Lösungsvermögen des Menschen ein. Angst erzeugt Druck. Druck erzeugt Krankheiten. Krankheiten erzeugen Fehlzeiten. Fehlzeiten erzeugen Verzögerungen. Verzögerungen kosten Geld und Reputation.

Nehmen Sie elementare Bedrohungen von den Teammitgliedern. Jeder Teilnehmer sollte sich der Situation bewusst sein, gemeinsam sollten Ziele gesetzt werden. Jeder TN muss für seine Ziele stehen, die er glaubt auch umsetzen zu können. Der Projektleiter sollte jeden einzelnen in die Lage versetzen, ihrer oder seiner Verantwortung bewusst und gerecht zu werden! Einfaches verantwortlich machen führt zu weiterem Unwillen.

Mediation zum erarbeiten einfacher und schneller Lösungen.

Konflikt-Coaching bei größerem Aufkommen von Streitigkeiten.

Coaching des Projektleiters zum Thema Führung und Kommunikation.

Prozess- und Projektanalyse in Workshops.

Streit sollte unbedingt vermieden werden. Ist/Soll Abgleich. Klare Handlungsoptionen und Vorgehensmodelle bestimmen und im Team durchführbare Ziele vereinbaren.

Projekt- und Prozessanalyse zur Standortbestimmung

Ein Projekt läuft schon seid längerer Zeit und 90% sind fertig. Erfahrene IT Projektleiter wissen, dass die letzten 10% genauso lange dauern wie die ersten 90%. Wenn Sie Ihr Team fragen wo sie stehen, werden sie die oft die gleichen Antworten zu hören bekommen. Machen Sie ein Projektcontrolling an mehreren Stellen im Projekt, stimmen Sie sich regelmäßig ab, stellen Sie hergebrachte Vorgehensmodelle in Frage. Ändern Sie regelmäßig Ihren Fokus und den Ihrer Teammitglieder um den Status des Projektes zu validieren. Achten Sie auf das „Wie" beim Controlling - gehen Sie konstruktiv vor.

Workshop zur Projekt- und Prozessanalyse.

Coaching des Projektleiters und des Teams zur Validierung des Projektstatus

Kommunikations- und Controllingtraining/Coaching

Sie betrachten das Projekt aus mehreren Blickwinkeln und erhalten dadurch früher Hinweise auf mögliche Schwachstellen.

Der Auftraggeber ist schwierig im Umgang und der Projektnehmer (PN) haben häufig das Nachsehen.

Gerade wenn der Auftraggeber stark ist und sehr auf seinen unmittelbaren Vorteil fokussiert, und wenn der Projektnehmer eine hohe Abhängigkeit von ihm hat, wirkt sich das auf den Verhandlungsspielraum aus und der PN hat bisweilen das Nachsehen. Hier ist es ganz wichtig, völlig klar die Abhängigkeiten und Möglichkeiten zu kennen, und zwar sowohl die offiziellen als auch inoffiziellen. Es gilt der Leitsatz: Es gibt immer eine Alternative. Und wenn die Alternative ist, sie zu erschaffen. Schon ein etwas angepasstes, taktisches Vorgehen kann die Situation womöglich entschärfen. Schauen Sie ferner nach weiteren Auftraggebern.

Coaching zu den Ursachen, Zielen und dem Rollenverständnis.

Verhandlungstraining- und Coaching (unfaires erkennen, faires können)

Kommunikationstraining / -coaching.

Sie kennen Ihre Optionen, haben neue Möglichkeiten und Ziele.

Gerade in der Startphase eines Projektes geht es hektisch zu. Doch die Startphase ist die wichtigste Phase. Werden hier Dinge übersehen, steigen die Kosten mit jedem Projektschritt überproportional.

Die Anforderungen aus der Verkaufsphase werden weiter konkretisiert, die intensive Kommunikation mit dem Auftraggeber weiter ausgebaut und das Team wird zusammengesetzt. Ganz wichtige Punkte: Das Selbstverständnis jedes Teammitgliedes, die Zusammensetzung des Teams und ein Auftraggeber, der verantwortlich zu seinem Projekt steht und zu dem Umfeld passende Projekt-Methoden. Überprüfen der Anforderungen. Idealerweise war der potentielle Projektleiter schon bei den Verkaufsgesprächen dabei.

Coachen des Projektleiters zu Führung, Kommunikation (Team & Auftraggeber), Zielvereinbarungen

Moderation des Teambildungsprozesses

Moderation des Teams in der Planungsphase und im Anforderungsmanagement

Sicheres Aufsetzen des Projektes steigert die Wahrscheinlichkeit, es gut abzuschließen.

Gelernte Methoden und Tools greifen nicht. Es besteht Trainingsmüdigkeit oder die zu Trainierenden „sehen" nicht ein, sich weiterzubilden.

Fragen Sie sich: Was können sie, was brauchen sie, was haben sie, was sollten sie lernen? Schauen sie zum Bedarf, zum Vermögen und dann zum Werkzeug - nicht umgekehrt. Sonst beschäftigen sie sich mit einem Werkzeug, für das es keinen Bedarf gibt und das kostet Geld, Zeit und Hoffnung.

Eine andere Frage kann sein: Was sind die drei wichtigsten Tools, die ich gelernt habe und die ich einsetzen werde=

Bedarfsanalyse Coaching/Workshop: Was brauchen Sie eigentlich?

Coaching, um gelernte Methoden sinnvoll anzuwenden.

Setzen sie Knowhow, Werkzeuge und Methoden richtig ein. Was sie nicht brauchen, legen sie ab.

Der Wandel einer Projekt-Kultur.
Ein großes Projekt läuft gut, es wächst, neue Aufgaben kommen hinzu dass Team wird immer größer. Die alten Abläufe geraten ins Stocken. Irgendwo ist der Wurm drinne.

Friedrich Nietzsche schrieb einmal: „Eine Sprache gebiert sich in Sitten und Gebräuchen". So ist es auch mit Kulturen. Sie entstehen, indem Abläufe, Miteinander, Gebräuche und Sitten gelebt werden und sich manifestieren. Wenn das Projekt oder die Entwicklung wächst, dann ist es an der Zeit Anpassungen einzuleiten. Es ist nicht damit getan, einen neuen Ablauf zu propagieren, der angenommenerweise den neuen Anforderungen genügt, sondern die Zielsetzung muss klar, verständlich und wünschenswert sein, damit die Teilnehmer der Projektkultur Gefallen daran finden, sich damit beginnen zu identifizieren und dann geeignete Abläufe oder Methoden nachfragen und sie zu leben beginnen. So passt sich Ihre Projektkultur den Anforderungen an. Gehen Sie klug vor und vermeiden Sie soziale Konfrontationen, die Produktivität kosten. Und - funktionierende Teams leben oft ihre eigene, angepasste Kultur.

Situations-, Bedarfs- und Zielanalyse Coaching/Workshop: Wie ist Ihre derzeitige Projektkultur und was brauchen Sie eigentlich?

Trainings/Coaching/Change Management zum reflektiven Bewusstwerden und Einführen neuer Abläufe und Methoden

Kommunikations- und Führungs-Coaching der Projektleiters

Eine neue Projektkultur beginnt zu leben. Diese neue Kultur ist in der Lage mit den neuen Anforderungen besser umzugehen als die Alte